취업하기 참 힘들죠? 그렇지만 막상 회사에 입사해 일해보면 또 다른 힘듦이 기다리고 있는데
바로 매일 써야 하는 메일입니다.
메일은 왜 쓸까요?
유선, 구두, 사내 메신저 등 많은 전달 수단이 있지만 메일을 대체할 순 없습니다.
내용을 듣지 못했다, 기억에 없다, 전달받은 적 없다 등등 발뺌 이슈에 확실한 '증거'가 되고요,
다수가 참여하는 메신저가 아닌 일대 다수의 '통보' 형식이라 일 처리가 깔끔해집니다.
이런 중요한 메일을 매일 하루에도 수십 번 쓰게 되는 일이 생길 텐데
이 메일 때문에 스트레스받는 신입분들은 주목해 주세요.
간단하게 정리해 볼게요!
1. 메일 제목 쓰기
"안녕하세요" 금지. 제목에 인사는 필요 없습니다.
메일 제목은 문장으로 쓰지 말고 내용을 요약해 보여줘야 합니다.
이전 메일에 대한 회신으로 사적인 잡담을 제목에 담아서도 안 됩니다.
자, 그럼 어떻게 써야 할까요?
XXX 관련 공유의 건
XXX 관련 파일 첨부
XXX에 대한 추가 요청 사항 및 회신 기일 확인(회신 날짜 적어줌)
이 정도가 적당합니다.
첨부 파일을 전달하는 단순 메일이라면
제목에 첨부한 파일명을 적어두면 좋겠죠?
첨부 파일과 관련된 내용은 하단에 더 적어둘게요!
2. 메일의 첫 줄, 첫마디
인사 + 소속 + 이름
안녕하세요. XXX팀 XXX입니다.
안녕하십니까. XXX부서 XXX입니다.
첫마디는 인사와 함께 자신의 소속과 이름을 밝혀야 합니다.
얼굴을 보고 왕래를 한 사이라면 날씨에 대한 이야기나
건강에 대한 이야기를 첨부해도 좋지만 굳이 그럴 필요 없습니다.
소속과 이름을 명확히 밝히고 바로 본론으로 들어가면 됩니다.
3. 메일 내용
- 상사에게 검토를 요청하는 메일
상사가 나에게 일을 지시했고 그 일을 완료했습니다.
상사에게 검토를 받아야겠죠?
지시하신 OOO를 보내드리오니 검토 요청 드립니다.
관련 지시사항에 대해 여러 차례 수정이 오간 상황이라면 수정 회차를 적어주는 게 좋습니다.
지시하신 OOO 3차 문서를 보내드리오니 검토 요청 드립니다.
회차를 적어줄 때는 메일 제목에도 적어주세요.
OOO 3차 문서 관련 파일 첨부
신입분들은 주고받는 메일이 적지만 상사는 이곳저곳에서 한꺼번에 날아오는
수많은 메일 속에서 내가 보낸 메일을 한 번에 찾아내기 힘들겠죠?
명확하게 숫자로 적어두는 게 좋습니다.
그러면 지나가면서 말을 할 때도 좋겠죠.
나 : 팀장님 OOO수정 관련해서 제가 보내드린 메일 보셨나요?
팀장 : 어? 어떤 수정?
나 : OOO 관련 3차 수정이요. 메일 제목에 3차라고 적어뒀습니다.
팀장 : 어~ 찾았어~
- 상사의 지시 사항에 대해 궁금한 점이 있을 때 보내는 메일
상사가 나에게 일을 지시했습니다. 일을 하다 보니 궁금한 점이 생겼거나
혼자 판단하기 어려운, 확인받아야 할 일이 생겼습니다.
XXX 대해 여쭙고자 합니다.
XXX에 대해 확인 요청 드립니다.
제목도 관련해서 간단하게 써주면 좋겠죠
XXX 관련 확인 요청
- 상사의 결정이 필요할 때
앞서 말했듯이 상사는 우리보다 더 많은 메일 속에 살고 있습니다.
그렇기 때문에 결정을 내릴 때도 간단히 하길 원하는데,
이럴 때 선택사항을 만들어주면 편하겠죠?
XX건에 대해서 완료가 되었는데 마케팅 부서에서 비용 관련 ~ (중략) 불가능하여
부장님의 검토가 필요합니다.
이에 대한 해결 방법은 두 가지가 있습니다.
1안 ~
2안 ~
더 나은 방안으로 검토해 주시면 진행토록 하겠습니다.
- 다수의 의견을 통일시킬 때
다수의 결정이 필요한데 답변을 달라고 하면
상사 1은 단어로, 동료는 문장으로, 상사 2는 갑자기 참고 하라며 이미지를 던져줍니다.
각각의 답변을 확인하고 취합해서 정리하는 것도 일이 되겠죠?
이럴 때는 스스로 양식을 만들어 첨부해 주세요.
내부 의견을 취합하는 과정에서 ~ (중략)에 관해 의견을 정리했으니,
첨부한 파일을 확인하시고 해당하는 의견에 체크 후 파일과 함께 회신 바랍니다.
양식은 워드나 엑셀파일 등 회사 내부에서 사용하는 문서 프로그램을 사용하고
간단히 표를 이용해 보기 좋게 만들면 됩니다.
1안이 좋다 / 2안이 좋다 / 3안이 좋다
- 단순 파일 첨부 메일을 보낼 때
첨부 파일명과 메일 제목을 통일시키면 좋습니다.
제목 : AAA 파일 or AAA 관련 파일 보내드립니다.
내용 :
안녕하십니까. XX부서 XXX입니다.
요청하신 AAA 파일 보내드립니다. or 송부드립니다. or 첨부합니다.
4. 메일을 다 썼다면 맞춤법 검사기를 활용해 보자
메일을 적을 때 아주 짧은 세줄이라도 제대로 적었는지 고민을 하게 됩니다.
좀 친해진 부서 사람이면 괜찮지만 타 부서나 거래처에 메일을 보낼 때 잘못된 곳은 없는지
두 번 세 번 혼자 고민하며 시간을 끌게 됩니다.
이럴 때 맞춤법 검사기에 복사 붙여 넣기를 해 보고
띄어쓰기나 맞춤법 오류를 확인하면 수월하게 메일을 보낼 수 있습니다.
5. 첨부파일 양식
모든 회사가 프로그램을 구입해 사용하지 않습니다.
한글파일(hwp)을 구입하지 않은 회사로 파일을 보낼 때 한 페이지씩 캡처해 이미지로 보냈다는 우스갯소리도 왕왕 들려오는데요, 가급적 pdf로 보내면 이중으로 할 일이 줄어듭니다. 웬만한 프로그램은 pdf로 내보내기 기능을 가지고 있으니 적극 활용해 보세요.
- 한 번에 여러 파일을 보낼 때
첨부하는 파일 앞에 숫자를 붙여 해당 파일에 대한 설명을 적어주면 좋습니다.
1.첨부파일.pdf
2.첨부파일.jpeg
3.첨부파일.pptx
첨부파일 1, 2는 BBB 관련 20대 고객들의...
첨부파일 3은 요청하신 선호도 조사 페이지입니다.
6. 메일 작성 순서
제목부터 적고 내용 적으면 되는 거 아니냐 싶지만
무조건! 첨부파일부터 첨부하고 내용을 적습니다.
당연히 첨부할 파일이 없다면 내용을 작성하면 됩니다.
경력자들도 가장 많이 하는 실수가 첨부파일을 누락하고 내용만 있는 메일을 보내는 건데요
신입사원일 때부터 메일 순서를 정해 습관화하면 실수할 일이 없습니다.
습관이 되기 전에는 모니터에 순서를 붙여둬도 좋습니다.
메일 작성 순서
1. 파일첨부(중요, 별 오천 개)
2. 내용작성(회신기일이 있을 때 꼭 날짜 적기)
3. 수신처 입력
4. 참조자 입력
5. 제목 작성
6. 맞춤법 검사(메일 제목까지 같이 검사)
7. 보내기
7. 메일 마무리
감사한 일이 없어도 감사 인사를 남깁니다.
감사합니다.
감사합니다. XXX(이름) 드림.
이렇게 간단하게 신입사원의 메일 보내는 방법을 알아봤는데 도움이 되셨나요?
처음에는 모든 게 낯설고 어렵습니다. 걱정하지 마세요!
지금 메일 보내는 방법을 검색해서 내용을 찾아볼 정도의 열정이면
회사 생활 금방 적응할 수 있을 거예요!
모두 다 함께 파이팅!